Bevollmächtigt, aber nicht unbedingt verantwortlich

Die :K sprach mit Helmut Frick, Geschäftsführer von IBF. Das Unternehmen bietet seit 1994 Unterstützung bei der möglichst effizienten CE-Kennzeichnung von Maschinen und Anlagen an.

30. August 2010

Herr Frick, wozu dient diese neue Forderung nach einem Dokumentationsbevollmächtigten?

Die neue Forderung stärkt die für die Marktaufsicht zuständigen Behörden. Hierdurch soll bei einem begründeten Verlangen gewährleistet werden, dass der Behörde die Unterlagen möglichst rasch zur Verfügung stehen. Dahinter steckt folgende Idee: Bei großen Projekten mit internationalen Projektteams liegen die technischen Unterlagen nicht immer zentral beim Hersteller. Die neue Maschinenrichtlinie verpflichtet nun eine bestimmte Person (Unternehmen), die Unterlagen zusammenzustellen, wenn sie die Behörde benötigt. Somit weiß die Behörde genau, an welche Stelle sie sich wenden kann, um die Unterlagen zu erhalten.

Musste ein Unternehmen nicht auch früher schon die technischen Unterlagen vorlegen können?

Ja, es war auch früher schon so, dass man technische Unterlagen in einer bestimmten Frist zur Verfügung stellen musste. Wenn man das nicht konnte, dann durfte die Behörde annehmen, dass die Unterlagen physikalisch nicht vorhanden waren. Die Verpflichtung, dass technische Unterlagen vorhanden sein müssen, ist also keine Neuerung. Die Neuerung ist, dass man jetzt sagen muss, wer sie im Bedarfsfall zusammenstellen muss.

Muss denn eine natürliche Person benannt werden?

Nein, hier kommt es häufig zu einer Fehlinterpretation. Tatsächlich besagt der „Guide for application of the Machinery Directive 2006/42/EC” in der Ausgabe vom Juni 2010 in Paragraph 383 Absatz 2, dass eine natürliche oder juristische Person angeführt werden kann. Das heißt eben nicht, dass da ein Mensch aus Fleisch und Blut sitzen muss. Da eine juristische Person aber nur durch natürliche Personen handeln kann, muss der Hersteller organisatorisch sicherstellen, dass die technischen Unterlagen operativ auch tatsächlich innerhalb einer angemessenen Frist zusammengestellt und zur Verfügung gestellt werden können.

Wie soll sich diesbezüglich ein Unternehmen organisieren?

Eine generelle Empfehlung kann man seriöser Weise nicht geben. Denn Unternehmen sind unterschiedlich strukturiert. Einige haben eine eigene technische Dokumentationsabteilung. In anderen Unternehmen werden die Unterlagen in verschiedenen Abteilungen dezentral verwaltet. Entscheidend ist, dass ich als Unternehmen weiß, wo die Dokumente umgehen. Denn die Schwierigkeit beginnt dann, wenn die Behörde konkrete Unterlagen möchte und niemand weiß, wo sich das eine oder andere Dokument befindet. Wir von IBF favorisieren deshalb die zentrale Verwaltung der Dokumente, zum Beispiel mit unserer Software Safexpert. Maßgeblich ist jedenfalls, dass jemand im Unternehmen weiß, wo die Unterlagen sind und jemand in der Lage ist, die Unterlagen auszudrucken und zur Verfügung zu stellen.

Welche Anschrift der benannten Person muss angegeben werden: die private oder die dienstliche?

Es muss die Anschrift der Niederlassung, in der die benannte Person arbeitet, angeführt werden. Im Falle eines externen Dienstleisters gilt: die Anschrift der Niederlassung des Dienstleisters, da sich ja die Behörde dann an ihn wenden würde. In der Praxis kann man von dieser Vorgehensweise nur abraten!

Muss die benannte Person unterschreiben?

Nein. Es ist nicht erforderlich, dass die benannte Person auf der EG-Konformitätserklärung oder der Einbauerklärung gesondert unterschreibt. Die benannte Person kann jedoch mit dem Unterzeichner identisch sein.

Ist die benannte Person für die Inhalte und die Vollständigkeit der Unterlagen verantwortlich?

Nein, in den meisten Fällen wird dies nicht möglich sein. In der Praxis entstehen Maschinen oder Anlagen häufig im Zusammenspiel mehrerer Beteiligter. Eine einzelne Person wird nicht die Verantwortung für die Inhalte und die Vollständigkeit für alle im Zuge der Entstehungsprozesse gesetzlich geforderten Unterlagen übernehmen können. Wir von IBF empfehlen, dass das Unternehmen die Aufgaben und die Verantwortlichkeiten der benannten Person innerbetrieblich festlegt, zum Beispiel in einer Stellenbeschreibung. Ebenso sollten die damit verbundenen Kompetenzen definiert sein. Für den Fall, dass die benannte Person ausscheidet, muss das Unternehmen an eine Nachfolgeregelung denken.

Ist denn dann die Bezeichnung Dokumentationsverantwortlicher überhaupt korrekt?

Nein, die deutsche Bezeichnung ist hier irreführend, da sie eben den Anschein erwecken könnte, diese Person sei für die Inhalte und die Vollständigkeit der technischen Unterlagen verantwortlich, was aber nicht zwangsläufig so sein muss. Dabei gibt es den Begriff Dokumentationsverantwortlicher in der Maschinenrichtlinie nicht. Die englische Fassung spricht von einer „autorisierten” Person, nicht von einer „verantwortlichen”. Die Bezeichnung Dokumentationsverantwortlicher mag jedoch insofern korrekt sein, dass diese Person eben für das Zusammenstellen der technischen Unterlagen zuständig und somit wohl auch dafür verantwortlich ist. Etwas klarer wäre eventuell der Begriff Dokumentationsbevollmächtigter, aber auch dieser Begriff ist nicht in der Maschinenrichtlinie zu finden.

Das Interview führte Angela Unger

Lesen Sie zum Thema auch den Beitrag „Sagen, wo die Unterlagen sind“ in der aktuellen :K-Ausgabe 5/6.