Die Möglichkeiten, ein ERP-System außerhalb des eigenen Rechenzentrums zu betreiben, sind vielfältig. Einige Unternehmen liebäugeln mit Software-as-a-Service (SaaS). Andere denken über ein Hosting ihrer ERP-Software bei einem Service Provider nach. Vor der Entscheidung heißt es jedoch aufgepasst! Denn nicht alles, was in den letzten Jahren über Lösungen aus der Cloud gesagt und geschrieben wurde, hält einer kritischen Prüfung stand. Diese sieben Kriterien erfordern eine genauere Betrachtung:

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1. Anpassungsmöglichkeiten

Cloud-Lösungen sind nicht anpassungsfähig: Diese Aussage ist in Teilen richtig. Denn viele Public-Cloud-Angebote, die in einer Multi-Mandanten-Umgebung betrieben werden, sind nicht so flexibel wie eine »eigene« Software. Aber es gibt durchaus Angebote, die sich weitreichend anpassen lassen, ähnlich einer On-premises-Software. Damit die Kosten eines Customizing nicht aus dem Ruder laufen, sollten Unternehmen darauf achten, dass sie gewünschte Anpassungen selbst konfigurieren können – ohne die Hilfe eines internen oder externen Programmierers.

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2. Weniger Aufwand im Roll-out

Apropos Aufwand: Die großen Blöcke eines ERP-Projekts sind die Analyse der Anforderungen, die Überarbeitung bestehender Prozesse und deren Abbildung im ERP-System. Wo sich die Software dazu physisch befindet, spielt so gut wie keine Rolle. Eine Cloud-Anwendung bietet hier keine entscheidenden Vorteile gegenüber on-premises.

3. Entlastung und Kontrollverlust

Im laufenden Betrieb dagegen spart sich die IT mit einem ERP aus der Cloud jede Menge Arbeit. Das ist unstrittig. Denn die wertvollen internen Ressourcen müssen sich weder um Server, Speicher noch Datensicherung kümmern. Wer den Betrieb seines ERP Dritten anvertraut, gibt damit auch ein Stück Kontrolle ab – auch über den Zeitpunkt, wann Updates eingespielt werden. Über individuelle Service- und Wartungsverträge lässt sich dies jedoch lösen.

4. Betriebskosten

Die Anfangsinvestitionen in Lizenzen und Hardware entfallen bei einer klassischen Cloud-Lösung. Daher argumentieren viele, die Cloud sei günstiger. Richtig ist vielmehr: Die Kosten für den Betrieb verteilen sich gleichmäßig über den Nutzungszeitraum. Daraus ergibt sich ein Liquiditätsvorteil. Ob sich über eine Cloud-Lösung tatsächlich die Total Cost of Ownership senken lassen, bestimmen viele weitere, betriebsspezifische Faktoren.

5. Sicherheit

Lange hieß es, Cloud-Lösungen seien eher Angriffen ausgesetzt als die unternehmenseigene IT. Dem ist heute nicht mehr so. Die Angriffe nehmen insgesamt auf breiter Front zu. Weil es keine absolute Sicherheit gibt, kann sich ein Unternehmen nur so gut wie möglich schützen und mit entsprechenden Reaktionsplänen auf den Fall der Fälle vorbereiten. Hier punktet die Cloud: Wenn das Unternehmen keine ausgewiesenen Security-Spezialisten beschäftigt, ist eine bei einem vertrauenswürdigen Service Provider gehostete Software oft sogar besser geschützt als im eigenen Rechenzentrum.

6. Mobilität aus der Cloud

Viele vermischen die Themen Cloud und Mobility. Eine webbasierte Anwendung sei, so die landläufige Meinung, von Natur aus bereit für den mobilen Einsatz. Aber funktionsreiche Benutzeroberflächen auf kleinsten Bildschirmen sorgen nicht automatisch für ein Plus an Produktivität. Unternehmen, deren größter Schmerzpunkt auf dem Gebiet des mobilen Arbeitens liegt, sollten eher über die Einführung spezieller, auf ihre Prozesse abgestimmter Mobillösungen nachdenken – natürlich immer mit direkter Kommunikation zum ERP-System.

7. Wahlmöglichkeiten zwischen Cloud und on-premises

Bei vielen ERP-Lösungen muss sich ein Unternehmen früh entscheiden, welchen Weg es einschlagen will. Selbst bei Herstellern, die beides anbieten, sind dies oft „getrennte Welten“. Hier heißt es also genau hinschauen. Nur wenige bieten die Option eines gemischten Betriebs. Das aber kann sehr wohl sinnvoll sein, etwa bei der Eröffnung neuer Standorte im Ausland.

Vor diesem Hintergrund zeichnen sich insbesondere zwei vorteilhafte Anwendungsszenarien für ein ERP aus der Cloud ab. Da wären zum einen Betriebe, die Tochter- und Landesgesellschaften rasch an ihr ERP-System anbinden möchten. Zum zweiten profitieren schnell wachsende Mittelständler und Startups mit geringen IT-Ressourcen von der Cloud. Eine Patentformel zur Entscheidung für oder gegen die Cloud gibt es jedoch nicht. Hier muss jedes Unternehmen für sich im Detail alle Vor- und Nachteile abwägen – jenseits tradierter Mythen und Legenden.