Global denken, lokal lenken

Application Sharing - Internet-basierte Lösungen bieten heute längst eine völlig standortunabhängige Zusammenarbeit. Eine einzige Software macht es einfach, Teams an weit entfernten Standorten sowie Lieferanten und Kunden in ein Projekt mit einzubeziehen.

14. September 2006

Mit mehr als 70 Einzelgesellschaften und weltweit über 17.000 Beschäftigten gehört die Amphenol Corporation zu den größeren Herstellern von integrierten Verbindungsprodukten. Die Palette des Konzerns umfasst ein breites Spektrum an Steckverbindern, von HF-Verbindungen bis zu Lichtwellen-Konnektoren. Die Firma entwickelt und fertigt unter anderem Steckverbinder für Maschinen- und Antriebstechnik, Messtechnik und Sensorik, Automobilbau, Smart Card Terminals und Mobiltelefone.

Knapp 600 Mitarbeiter beschäftigt Amphenol am Hauptsitz in Heilbronn, wo sich zwei Werke befinden und auch das Gros der Produktentwickler seinen Arbeitsplatz hat. Daneben unterhält die Firma Entwicklungsstandorte in den USA, China und in Tschechien. Die weit verteilte Produktentwicklung stellt das Unternehmen vor große Herausforderungen auf dem Gebiet der Kommunikation, denn das Produkt-Know-how konzentriert sich nach wie vor im Württembergischen, während die anderen Standorte aus Sicht der Prozessentwicklung eher unterstützend tätig werden. Wenn Optimierungen am Produkt oder Prozess notwendig sind, ist eine enge Abstimmung mit den Kollegen an den Entwicklungs- und Produktionsstandorten notwendig, was nicht selten schon aus sprachlichen Gründen nicht immer ganz einfach ist.

Die standortübergreifende Zusammenarbeit ist aber nur eine Dimension der verteilten Produktentwicklung. Ebenso wichtig ist die firmenübergreifende Abstimmung mit den Produktentwicklern des Kunden. Auch wenn die Firma einen Großteil des Umsatzes in diesem Bereich mit Standardartikeln erzielt, spielen kundenspezifische Entwicklungen eine ganz wesentliche Rolle. Von daher ist es nicht verwunderlich, dass Amphenol-Tuchel die ersten Schritte in Richtung webgestützter Produktentwicklung (Collaboration) schon vor fünf Jahren auf Empfehlung eines großen, international tätigen Medizintechnik-Herstellers unternahm. »Der Kunde entwickelte eine neue Gerätefamilie für die Patientenüberwachung, für die wir die wichtigsten Schnittstellen nach drinnen und draußen liefern sollten. Da es sich um technisch kritische Elemente handelte, die zudem im Sichtbereich den hohen Ansprüchen des Produktdesigns genügen mussten, waren wir sehr eng in die Entwicklung der Endgeräte inklusive der Außenform eingebunden, die auf mehreren Kontinenten stattfand«, erläutert Dr. Christian Pohl. Er ist bei Amphenol Tuchel Electronics für Produktmanagement, Business Development, Projektleitung und Entwicklung der Industrie- und Smart-Card-Produkte zuständig. »Um die Kommunikation mit den beteiligten Standorten zu erleichtern, empfahl uns der Kunde den Einsatz der Collaboration-Anwendung von CoCreate, mit der er bereits positive Erfahrung gesammelt hatte«, so Pohl weiter.

Vorteile durch Service und Innovation

Das Unternehmen entschied sich aber nicht allein aufgrund der Empfehlung für den Einsatz von OneSpace, sondern machte zunächst einen Systemvergleich, bei dem sich allerdings schnell zeigte, dass es zum damaligen Zeitpunkt gar keine vergleichbare Lösung gab. Die CoCreate-Software war in puncto Online-Zusammenarbeit ziemlich einzigartig und hatte außerdem den Vorteil, dass man Daten aus beliebigen CAD-Systemen und anderen Anwendungen in den virtuellen Projektraum laden und synchron bearbeiten konnte.

Als CoCreate vor etwa zwei Jahren die Software OneSpace.net auf der Basis der Microsoft-NET-Technologie mit Outlook-Integration und optimierten Application-Sharing-Funktionen auf den Markt brachte, gehörte Amphenol Tuchel zu den ersten Kunden, die auf die neue Produktgeneration umstiegen. »Die gute Betreuung durch die Mitarbeiter von CoCreate, die Ähnlichkeit der Lösung mit dem vorherigen System, ihre einfache Installation und Bedienung und nicht zuletzt auch der Preis gaben den Ausschlag«, sagt Christian Pohl. »Eine schnelle operative Abwicklung der Sitzungen ist entscheidend für die Akzeptanz einer Collaboration-Lösung. Wenn wir erst eine halbe Stunde für das Setup benötigen und dann noch eine weitere, um uns zurechtzufinden, dann wird die Lösung nicht genutzt. Dann greifen die Anwender doch wieder zum Fax oder verschicken Bildchen und versuchen sich mit Dutzenden von E-Mails verständlich zu machen.«

Sowohl das Datenhandling, als auch die operative Abwicklung ist mit der neuen Plattform wesentlich einfacher geworden, woran die Outlook-Integration maßgeblichen Anteil hat. Dadurch können die Anwender Aufgaben wie die Terminplanung mit den ihnen vertrauten Werkzeugen erledigen und Vorgänge wie das Verschicken der Einladungen oder der Sitzungsprotokolle automatisieren. Der Aufwand für Installation und Wartung von OneSpace.net ist gleich null, da Amphenol-Tuchel die Collaboration-Anwendung als gehosteten Dienst nutzt und somit auch immer mit der aktuellen Version arbeitet. »Eine absolut wartungsfreundliche Anwendung«, sagt CAD-Systembetreuer Patrick Torrisi, der bislang noch nicht einmal den Support von CoCreate in Anspruch nehmen musste. Einziger Verbesserungswunsch von seiner Seite wäre, die Client-Software lokal zwischenspeichern zu können, um sie bei der Einrichtung eines neuen Anwenders nicht jedes Mal vom CoCreate-Server wieder herunterladen zu müssen.

Die Konstrukteure bei Amphenol-Tuchel Electronics arbeiten nicht mit dem 3D-CAD-System von CoCreate, sondern mit der Software eines anderen Herstellers. Die Produkt- und Projektdaten der gesamten Entwicklungen liegen auf zentralen Servern in Heilbronn. Die Collaboration-Anwendung ist jedoch noch nicht in ein übergreifendes Produktdaten-Management integriert, weshalb meist der Projektleiter oder der verantwortliche Konstrukteur die Daten für die Online-Konferenz in OneSpace.net zur Verfügung stellt. Die Möglichkeit, sie für die Projektdauer im virtuellen WorkSpace abzulegen, sodass alle Teammitglieder jederzeit auf die aktuellen Versionsstände zugreifen können, wird bislang relativ selten genutzt, weil dazu auch mehr Client-Lizenzen erforderlich wären.

Übersichtlich durch Client-Lizenzen

Derzeit stehen den mehr als 45 geschulten Anwendern fünf gleichzeitig nutzbare Client-Lizenzen zur Verfügung. Die Sitzungsteilnehmer erhalten jeweils einen zeitlich befristeten Account, was grundsätzlich kein Problem darstellt, weil sich die Client-Software bei der Einladung zu einer Sitzung bzw. dem Sitzungsstart automatisch installiert oder aktualisiert. »Man muss lediglich darauf achten, dass man Sitzungen mit Teilnehmern an Standorten, die nur über eine geringe Bandbreite verfügen und bei denen die Software noch nicht vorinstalliert ist, rechtzeitig anmeldet, damit sie Zeit haben, die doch recht große Datenmenge vorher herunterladen zu können«, erläutert Dr. Pohl. Das für die Online-Kommunikation erforderliche Datenvolumen lässt sich danach über eine einfache ISDN-Verbindung oder sogar Standard-Modemverbindungen austauschen, wie sie bei manchen Lieferanten im Ausland immer noch bestehen.

OneSpace.net ist sehr intuitiv zu bedienen. Alle Dokumente können einfach bereitgestellt oder als Screenshot gemacht und mit Anmerkungen versehen werden. Das Application Sharing funktioniert intuitiv auf Knopfdruck. Normalerweise steht dann in wenigen Sekunden die Verbindung mit dem anderen Arbeitsplatz. Obwohl die Bedienung einfach ist, werden grundsätzlich alle Anwender geschult. Dies geschieht online, das heißt die Software ist Werkzeug und Gegenstand der Schulungen zugleich. Der CAD-Systembetreuer nutzt die Application-Sharing-Funktionen übrigens auch, um neue CAD-Anwender online weiterzubilden und bei Problemen zu unterstützen.

Während OneSpace.net anfänglich vor allem von den Entwicklern und Konstrukteuren eingesetzt wurde, um mit den Kollegen, Kunden oder anderen Standorten schnell ein technisches Detailproblem zu lösen, werden heute auch Design Reviews über die Online-Plattform abgewickelt. Dadurch ergeben sich natürlich etwas andere Anforderungen, was die Zahl der einzubindenden Standorte und Teilnehmer, aber auch was das zu bewegende Datenvolumen anbelangt. Um diesen Anforderungen Rechnung zu tragen, hat CoCreate das Application Sharing in Zusammenarbeit mit dem Fraunhofer-Institut für Graphische Datenverarbeitung in Darmstadt für grafikintensive 3D-CAD-Anwendungen optimiert.

Online gestalten

Die Software funktioniert auch dann noch ›ruckelfrei‹, wenn man die Modelle am Rechner dreht oder in eine größere Baugruppe hineinzoomt. Außerdem bietet die aktuelle Version von OneSpace.net neue Funktionen, mit denen Hersteller und Lieferanten auf vergleichbar einfacher Weise unternehmensübergreifende Prozesse, wie etwa das Design Review, aufsetzen können, unabhängig von der Komplexität ihrer internen Organisationsstrukturen.

Seit diesem Jahr dient OneSpace.net bei Amphenol-Tuchel Electronics außerdem noch als Kommunikations-Plattform für internationale Vertriebsmeetings, eine Anwendung, für die sie eigentlich gar nicht konzipiert war, die sich aber anbietet, weil die Software an allen Standorten eingeführt ist und es überall Kollegen gibt, die mit ihr umgehen können. »Wir nutzen die Lösung in Ergänzung zu unserer Video-Konferenz-Ausrüstung, um der versammelten Vertriebsmannschaft in Osteuropa, Asien oder den USA bei der Vorstellung unserer neuen Produkte die Launch Packages bereitzustellen bzw. online zu präsentieren«, erläutert Christoph Pohl. »Das hat für uns den Vorteil, dass wir die Reaktionen von Kollegen aus anderen Kulturkreisen sehen können, während wir ihnen über OneSpace.net die Bilder, Daten oder Powerpoint-Folien zeigen, die wir zeitgleich an die Wand projizieren.« Der Kreis der Nutzer von OneSpace.net hat sich kontinuierlich erweitert und umfasst heute neben den Entwicklern und Konstrukteuren, längst auch Produktmanager und Projektleiter sowie die Mitarbeiter in Vertrieb und Marketing. »Der Schneeballeffekt bei uns war die Zusammenarbeit mit den anderen Standorten und die Vertriebsschulungen. Eine Lawine könnte daraus werden, wenn sich jetzt auch die anderen Business Units und Bereiche von den Vorteilen der Lösung überzeugen«, prophezeit Pohl. Gerade in den fertigungsnahen Abteilungen, die eng mit der Zulieferkette zusammenarbeiten, besteht großes Collaboration-Potenzial.

»Telefon und Online-Konferenz schaffen einfach eine direktere Verbindung zu den Menschen, als relativ unpersönliche E-Mails. Jeder sieht, was der andere sieht, man agiert miteinander und versteht sich dadurch besser«, unterstreicht Pohl noch einmal die Vorteile von OneSpace.net. »Im direkten Gespräch werden viel mehr Dinge ausgetauscht als nur die technischen Daten. Es entsteht ein Gefühl der Zusammengehörigkeit, das wichtig für den Erfolg eines ganzen Projektes ist.«

Kosten und Zeit sparen

Inwieweit die Online-Design-Reviews die Entscheidungsprozesse beschleunigen und dadurch die Projektlaufzeiten verkürzen, lässt sich aufgrund der gänzlich verschiedenen Collaboration-Projekte und ihrer unterschiedlichen Komplexität derzeit nur punktuell beantworten. »Bei einem Kurzprojekt von 14 Wochen spart man mit derselben Mannschaft sicher 20 bis 25 Prozent an Zeit ein«, so Dr. Pohl. Komplexe Projekte mit langen Laufzeiten hingegen, folgen anderen Regeln - hier ist das Einsparpotenzial größer, aber es besteht auch die Gefahr, dass es wegen Problemen, die mit der Collaboration nichts zu tun haben und mit ihr auch nicht zu lösen sind, zu Verzögerungen kommt.

Der größte Nutzen aber ist sicher die Vermeidung von Missverständnissen und den damit verbundenen Folgekosten, das heißt Blindleistungen, die durch Missverständnisse verursacht werden. »Hier sparen wir ganz massiv Kosten ein, ohne dass wir das immer in Euro und Cent ausdrücken wollen und können«, versichert Pohl. »Ähnliches gilt bei der starken Internationalität unserer Entwicklungen natürlich auch für die Reisekosten.«

Michael Wendenburg

FAKTEN

- ›OneSpace.net‹ bietet hochleistungs­fähiges ›Application Sharing‹ für alle die am Engineering beteiligt sind.

- OneSpace.net kann nicht nur Grafiken und Animation handhaben, es bietet eine Vielzahl an Werkzeugen für Bild-aufzeichnung, Markups, Besprechungsprotokolle sowie zur Dokumentation von Aktivitäten und Entscheidungen. Ergebnisse der Web-Konferenzen sind immer automatisch in OneSpace.net gespeichert.

- Damit stehen sie allen, die am Meeting nicht teilnehmen konnten, oder einfach nur zum nachträglichen Nachlesen zur Verfügung.

Erschienen in Ausgabe: 06/2006