Mehr Ordnung für digitale Zettelkästen

Auf der Cebit 2018 in Hannover präsentiert M-Files eine KI-basierte Content-Service- und ECM-Plattform, mit der jeder Nutzer auf alle Datenbestände in seiner Arbeitsumgebung zugreifen kann - unabhängig von deren Speicherort.

23. Mai 2018

Wie wird er ausschauen, der Workplace 4.0? Wer vom modernen Arbeitsplatz philosophiert, meint meist Digitalisierung, Vernetzung und Flexibilität. Und nicht wenige Ansätze klingen tatsächlich vielversprechend. Allein die Vorstellung begeistert, es wäre künftig nebensächlich, wo genau digitale Dokumente und Informationen abgelegt werden oder welches System sie verwaltet. M-Files Oy aus dem finnischen Tampere will genau diese Vision auf der Cebit 2018 in Hannover Wirklichkeit werden lassen und zeigen, dass chaotische Dateiablagen, Informationssilos und die Abhängigkeit von bestimmten Programmen plötzlich der Vergangenheit angehören. Dank M-Files 2018 und dem Intelligent Metadata Layer sollen Verschlagwortung und Verlinkung von Dokumenten bald Geschichte sein und die Erzeugung von Metadaten ab sofort Künstlicher Intelligenz obliegen.

Das Ende der Informationssilos

M-Files 2018 ist eine der ersten Lösungen, die es dem Anwender ohne Migration ermöglicht, Informationen in allen Systemen einheitlich zu nutzen, miteinander zu verknüpfen und übergreifend zu verwalten. Damit verbessert sich fundamental die Art und Weise, wie Nutzer und Unternehmen mit Informationen umgehen. Der übliche Wildwuchs an Informationssilos wird zugunsten einer einheitlichen 360-Grad-Sicht überwunden: Alle Information, ob unstrukturierte Dokumente oder Anwendungsdaten, werden den Nutzern im richtigen Kontext und Zusammenhang angeboten – unabhängig vom Ablageort und System, in dem sie verwaltet werden. Alle angebundenen Quellen können sofort einheitlich über die benutzerfreundlichen Desktop- und Web-Clients sowie die modernen Mobile Apps genutzt werden. Automatisch generierte Metadaten können Prozesse anstoßen, Zugriffsrechte steuern oder beliebige Sichten auf die Informationen erzeugen. Über facettierte Suche können Nutzer Suchergebnisse soweit eingrenzen, bis das gewünschte Dokument gefunden ist.

Altsysteme und bestehende Datenbestände migrationsfrei weiternutzen und aufwerten

Der neue Intelligent Metadata Layer (IML) in M-Files 2018 bindet eine große Bandbreite an Datenquellen wie beispielweise Netzwerkordner, SharePoint, Cloud-Plattformen, Archive und ECM-Systeme, aber auch strukturierte Anwendungen wie ERP- und CRM-Systeme über Standard-Konnektoren bidirektional an. Die heute bereits verfügbaren Standard-Konnektoren – darunter das Dateisystem, Microsoft SharePoint, Microsoft OneDrive, Dropbox, Documentum, DocuWare, FileNet, OpenText, Salesforce und andere – werden kontinuierlich von M-Files und Partnern ausgebaut.

Die bestehenden Systeme und Prozesse werden davon nicht gestört. M-Files IML bildet fehlende Funktionen wie beispielsweise das automatisierte Tagging, die Anreicherung von strukturierten Metadaten oder moderne Workflows für die Plattformen, die diese Funktionen von Haus aus nicht anbieten, nach. So profitieren auch die Nutzer dieser Altdaten und -systeme ad hoc von den neuen Möglichkeiten. Komplexe und teure Migrationsprojekte sind damit überflüssig und somit kein Hindernis mehr für Innovationen und die Verbesserung von Geschäftsprozessen. Damit werden alle existierenden Datenbestände und Systeme erheblich aufgewertet und gemeinsam für die weitere Digitalisierung des Unternehmens erschlossen.

Künstliche Intelligenz (KI) bringt Transparenz und Automatisierung

Einen weiteren Schub für Transparenz und Automatisierung bringt der Einsatz von Künstlicher Intelligenz in M-Files 2018: Für alle über IML angeschlossenen Dokumente kann M-Files automatisiert Vorschläge zur Klassifizierung und zu Metadaten ermitteln. Über Metadaten werden Zusammenhänge zwischen verschiedenen Informationen hergestellt. So stehen Informationen nicht mehr isoliert da, sondern im richtigen Kontext zu anderen Informationen im Unternehmen – unabhängig vom Ablageort und System. Die Transparenz steigt damit für die Nutzer erheblich und durch die weitgehende Automatisierung sinkt der Aufwand deutlich.

Konkret werden Dokumente und andere unstrukturierte Inhalte dazu mithilfe von Textanalyse, natürlicher Sprachverarbeitung (engl. Natural Language Processing, kurz NLP), natürlichem Sprachverständnis (engl. Natural Language Understanding, kurz NLU) und Bildanalyse untersucht. M-Files 2018 enthält dafür von M-Files entwickelte KI-Technologien, stellt aber auch eine offene Architektur für KI-Dienste von Drittanbietern wie Microsoft, Google, ABBYY und anderen bereit, um den Zugang zu neuen Technologien und Innovationen zu gewährleisten, sobald diese verfügbar werden.

Vielzahl praktischer Anwendungsfälle und fertiger Lösungen auf der Cebit

Die CEBIT startet in diesem Jahr im neuen Gewand als Europas Business-Festival für Innovationen und Digitalisierung. Gemeinsam mit den M-Files-Gold-Partnern Electric Paper Informationssysteme, DMSFACTORY, Esch & Pickel sowie fido Bürosysteme zeigt M-Files viele praktische Anwendungen der neuen Plattform und Lösungen beispielsweise für das Eingangsrechnungsmanagement, das Vertragsmanagement, das Qualitätsmanagement sowie zur Projektdokumentation, ISO-Zertifizierung und Compliance.

Cebit 2018, Halle 15, Stand F57