Pralles Paket

CAD CAM

Technische Dokumentation – Mit der Technical Communication Suite 3 bietet Adobe ein Komplettpaket für die Produktdokumentation.

21. März 2011

Wie bei Adobes Suiten üblich, ist die Technical Communication Suite /(TCS) 3 aus einer Reihe von Einzelprogrammen zusammengesetzt, in diesem Fall Framemaker, Robohelp, Captivate, Photoshop und Acrobat. Das Paket ermöglicht einen nahtlosen Workflow zur Erstellung einer Dokumentation, die in einer Vielzahl von Formaten und Medien ausgeliefert werden kann.

Framemaker ist seit 1986 auf dem Markt und ein mächtiges Dokumentationstool, das auf dem XML-Standard aufbaut. Mit Hilfe von Framemaker ist es möglich, die Inhalte einer Dokumentation in vielen Sprachen parallel zu erfassen und auf beliebigen Medien – Papier, Web, PDF – auszugeben, ohne das Layout anpassen zu müssen. Layout und Inhalt sind in dieser Architektur so getrennt, dass eines von beiden ausgetauscht werden kann – um das Medium oder die Sprache zu wechseln – und die Dokumentation sich wieder automatisch zu einem geschlossenen Ganzen verbindet.

Onlinehilfe direkt aus der Doku

Robohelp ermöglicht das Erstellen von Online-Hilfestellungen, die beispielsweise direkt in einer Maschine abrufbar sind. Diese Hilfedaten lassen sich unter anderem aus Framemaker erstellen, eine direkte Verbindung der Datenbestände ist möglich, um jederzeit in beiden Systemen einen aktuellen Stand zu haben. Die Hilfen können unter anderem kommentiert werden und interaktive Elemente beinhalten.

Captivate ist das Werkzeug für die Erstellung von interaktiven E-Learning-Inhalten. Auch hier ist wiederum die Verknüpfung zu Framemaker und Robohelp gegeben.

Es lassen sich Audiospuren, beispielsweise mit Kommentaren, zu Powerpoint-Vorträgen oder Videos hinzufügen, Videos von der Bedienung einer Software als Screencapture erstellen. Unter anderem lassen sich auch Softwaresimulationen, also simulierte Bedienungsoberflächen, erstellen, in Dokumentationen lassen sich über Captivate selbstablaufende Filme integrieren.

Photoshop als Bildbearbeitung und Acrobat als Erstellungsprogramm für PDF-Dateien ergänzen die TDS 3 um die entsprechenden Fähigkeiten. Effizienzsteigernd ist die enge Verzahnung der Einzelpakete, klickt man beispielsweise in Framemaker auf ein Bild, öffnet sich dieses in Photoshop, Screencapture- oder andere Aufnahmen mit Captivate lassen sich ebenso aus Framemaker oder Robohelp heraus starten.

Outsourcing integriert

PDF dient in Framemaker auch als Grundformat für das Outsourcen oder das Freigeben von Texten. Aus Framemaker heraus lassen sich PDFs speichern, die dann beispielsweise bei Adobes Onlinedienst acrobat.com »in der Cloud« abgelegt werden. Der Kollege, der das Kapitel beispielsweise auf sachliche Richtigkeit prüfen oder der Dienstleister, der es übersetzen soll, kann das Dokument mit dem frei erhältlichen Acrobat Reader kommentieren und sieht dabei eventuell sogar die Kommentare anderer, parallel an den Daten arbeitender Teammitglieder. Am Ende werden die PDF-Kommentare dann wieder in Framemaker zurückgespielt und auf den Ursprungstext angewandt.

Robohelp beantwortet die Frage, wie sich wandelnde Inhalte in Hilfedateien abbilden lassen. So kann die Hilfe, die beispielsweise auf der in Framemaker erstellten Dokumentation basiert, als Adobe Air-Applikation gespeichert werden; Air hat einen Webbrowser integriert und kann so Teile der Dokumentation transparent aus dem Internet anziehen. Dieses Vorgehen bietet sich beispielsweise an, um jederzeit aktuelle Ersatzteilkataloge in die Dokumentation einzubinden. In Air ist es sogar möglich, diese mit einer Online-Bestellfunktion auszurüsten, bei der ein Anwender einfach auf das gewünschte Teil in der Explosionszeichnung klickt und ein weitgehend ausgefülltes Bestellformular erhält.

Das 3D-PDF-Format hat Adobe Anfang des Jahres 2010 an den Softwarekomponentenanbieter Techsoft verkauft; nun bietet Tetra4d einen 3D-PDF-Konverter an, der Daten aus einer Vielzahl von CAD-Systemen in das Betrachtungsformat übersetzt; Prostep bietet parallel den PDF Generator 3D an, der beispielsweise in PLM-Systemen dazu genutzt werden kann, CAD-Modelle automatisch in 3D-PDFs umzusetzen, damit auch Mitarbeiter ohne CAD-System Zugriff auf die 3D-Daten haben. 3D-PDFs lassen sich nach wie vor nahtlos in TCS3-Dokumentationen einbinden.

Vorlage für Maschinenrichtlinie

Insgesamt bietet Adobe mit der Technical Communication Suite 3 eine umfassende Lösung für die Erstellung, Anreicherung, Verwaltung und Kontrolle technischer Dokumente an. Social-Media-ähnliche Aspekte wie Diskussions- und Kommentarfunktionen in der Dokumentation ermöglichen die Interaktion von Nutzer und Hersteller.

Durch die Trennung von Layout und Inhalten lassen sich diese Dokumente per Knopfdruck in unterschiedlichen Formaten und Sprachen generieren; für Framemaker ist es nichts besonderes, eine mehrere tausend Seiten starke Dokumentation in 40 Sprachen zu erstellen.

Dieser Fall ist nicht so exotisch wie es zunächst scheint, seit die moderne Gesetzgebung vorschreibt, dass jeder Maschine eine bis in die Komponenten vollständige und genau auf die einzelne Maschine zugeschnittene Dokumentation beiliegen muss – und dies selbstverständlich in der jeweiligen Landessprache des Empfängers.

Für einen multinational tätigen Sondermaschinenbauer kann sich dies schnell zu einem Albtraum auswachsen – außer er hat parallel zur weitgehenden Modularisierung seiner Maschinen die Dokumentation dieser Module ebenso angelegt und kann nun in Framemaker die benötigten Dokumentationsmodule so zusammenstecken, wie er dies mit der realen Maschine tut. Sicherlich lässt sich so nicht die gesamte Dokumentation automatisch erstellen, aber ein weitgehend vollständiges Grundgerüst ist dann schon einmal vorhanden. Framemaker bietet übrigens auch Vorlagen, mit denen sich die Anforderungen der Maschinenrichtlinie an die Dokumentation umsetzen lassen.rs z

Erschienen in Ausgabe: 02/2011